Regeling vergoedingen organen van Stichting Pensioenfonds Thales Nederland (SPTN)

De organen van het pensioenfonds bestaan uit Bestuur, het VerantwoordingsOrgaan en de Raad van Toezicht.

De taak van de bestuurders van SPTN is het besturen van het pensioenfonds in al zijn facetten. Het bestuur bepaalt het beleid rondom de uitvoering, de financiering en de communicatie van de pensioenregeling. Daarnaast zijn er verschillende bestuurscommissies. Er is een communicatie commissie, een beleggingsadviescommissie en een governance, risk en compliance commissie naast een dagelijks bestuur. De commissies en het dagelijks bestuur richten zich op specifieke aandachtsgebieden. Tevens worden externe vergaderingen, seminars en bijeenkomsten bijgewoond als vertegenwoordiger van het pensioenfonds. Ook volgen de bestuursleden elk jaar trainingen en opleidingen om bij te blijven in hun vakgebied.

Aan het VerantwoordingsOrgaan legt het Bestuur verantwoording af over beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het fonds.

De Regeling Vergoedingen voldoet aan de Pensioenwet en SPTN past de Code Pensioenfondsen (wettelijk verankerd in Wet Versterking Bestuur Pensioenfondsen) toe. Deze regels schrijven voor dat pensioenfondsen een beheerst en duurzaam beloningsbeleid voeren. Het fonds legt het beleid met betrekking tot beloning schriftelijk vast en maakt dit ook openbaar door middel van plaatsing op de website. De Regeling Vergoedingen voldoet tevens aan artikel 21a van het Besluit Financieel Toetsingskader die pensioenfondsen verplicht tot het voeren van een beheerst beloningsbeleid. Het fonds past de DNB/AFM Principes voor Beheerst Beloningsbeleid toe. De volgende vergoedingsregeling voor de organen van het fonds is vastgesteld:

Artikel 1: Vergoedingen Bestuur
Het bestuurslidmaatschap betreft een onbezoldigde functie. Kosten van opleiding en deskundigheidsbevordering ten behoeve van het bestuurslidmaatschap en reis- en verblijfkosten in verband met opleiding of het bezoek van seminars en congressen worden vergoed volgens de specificatie in bijlage I.

Artikel 2: Vergoedingen VerantwoordingsOrgaan
Het lidmaatschap van het VerantwoordingsOrgaan betreft een onbezoldigde functie. Kosten van opleiding ten behoeve van het lidmaatschap en reis- en verblijfkosten in verband met opleiding of het bezoek van seminars en congressen worden vergoed volgens de specificatie in bijlage I.

Artikel 3: Vergoedingen Raad van Toezicht
a. Leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De vergoeding is nader gespecificeerd in bijlage I.
b. Ter compensatie van extra werkzaamheden ontvangt de voorzitter een hogere vergoeding.

Artikel 4: Slotopmerkingen
a. Dit beleid inzake vergoedingen voor organen van SPTN wordt vastgesteld door het Bestuur en ter advies voorgelegd aan het Verantwoordingsorgaan.
b. Dit beleid inzake vergoedingen voor organen van SPTN wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht, behoudens de vergoedingen voor de Raad van Toezicht.
c. Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking.
d. Wanneer onverkorte toepassing van deze regeling tot onredelijkheid leidt, kan het Bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen in deze regeling.
e. In onvoorziene gevallen beslist het Bestuur.

Artikel 5: Inwerkingtreding
Deze regeling is per 1 januari 2019 met terugwerkende kracht in werking getreden, en vastgesteld 17 januari 2020 door het Bestuur na advies van het VO en goedkeuring van de RvT.

Artikel 6: Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Vergoedingen.

Bijlage I Specificatie van de vergoedingen

Artikel 1: Vergoedingen Bestuur
Kosten van opleiding en deskundigheidsbevordering worden volledig vergoed door SPTN. Het Bestuur stemt hierover af en stelt hier jaarlijks een budget voor vast.
Reis- en verblijfkosten in verband met opleiding of het bezoek van seminars, congressen en andere voor de bestuurswerkzaamheden noodzakelijke externe vergaderingen worden vergoed op basis van werkelijk gemaakte reiskosten per kilometer cq. werkelijk gemaakte verblijfkosten (specificeren met bonnen/facturen). Voor bestuurders met een dienstverband bij Thales gelden de reis- en verblijfkosten regelingen van Thales. De kosten komen ten laste van de werkgever. Voor bestuurders zonder dienstverband bij Thales gelden gelijkwaardige vergoedingen die vanuit SPTN worden vergoed.

Artikel 2: Vergoedingen VerantwoordingsOrgaan
Kosten van opleiding en deskundigheidsbevordering worden volledig vergoed door SPTN. Het verantwoordingsorgaan stemt hierover af en stelt een budget voor aan het bestuur. Het Bestuur stelt het opleidingsbudget jaarlijks vast.
Reis- en verblijfkosten in verband met opleiding of het bezoek van seminars en congressen worden vergoed op basis van werkelijk gemaakte reiskosten per kilometer cq. werkelijk gemaakte verblijfkosten (specificeren met bonnen/facturen). Voor leden van het VerantwoordingsOrgaan met een dienstverband bij Thales gelden de reis- en verblijfkosten regelingen van Thales. De kosten komen ten laste van de werkgever. Voor leden van het VerantwoordingsOrgaan zonder dienstverband bij Thales gelden gelijkwaardige vergoedingen die vanuit SPTN worden vergoed.

Artikel 3: Vergoedingen Raad van Toezicht
De vergoeding van de Raad van Toezicht is als volgt vastgesteld: € 12.000 vaste vergoeding per jaar voor een lid en € 14.000 vaste vergoeding per jaar voor de voorzitter. Daarnaast geldt een vaste vergoeding als tegemoetkoming in reis- en verblijfkosten van € 500 per jaar voor leden en de voorzitter. Alle bedragen zijn exclusief BTW.
Eventuele vergoedingen aan derden door de voorzitter of een lid (bijvoorbeeld aan VCP) zijn in deze bedragen inbegrepen.

In het geval van buitengewone werkzaamheden (vooraf overeen te komen tussen Raad van Toezicht en het Bestuur) zal een separaat contract worden opgesteld.